Aandachtspunten bij vaste kostenvergoedingen

De mogelijkheid om vaste kostenvergoedingen te betalen aan werknemers is niet verdwenen met de verplichte invoering van de werkkostenregeling per 1 januari 2015. Maar ook de valkuilen zijn gebleven.

De mogelijkheid om vaste kostenvergoedingen te betalen aan werknemers is niet verdwenen met de verplichte invoering van de werkkostenregeling per 1 januari 2015. Maar ook de valkuilen zijn gebleven. Hieronder staan vijf aandachtspunten voor een juiste onbelaste vaste kostenvergoedingen.

1. Zorg voor een actuele onderbouwing

Gericht vrijgestelde kostensoorten en intermediaire kosten zijn via een vaste kostenvergoeding te vergoeden aan de werknemer. Aan het onbelast zijn van een dergelijke vergoeding zijn voorwaarden verbonden. De werkgever moet de betreffende kosten aannemelijk maken en de vaste kostenvergoeding moet naar aard en omvang gespecificeerd zijn. Er moet altijd een schriftelijke onderbouwing zijn; welke verschillende kostensoorten worden er via de vaste vergoeding vergoed en, per kostensoort, voor welk bedrag.

De schriftelijke onderbouwing kan gebaseerd worden op de resultaten van een steekproefsgewijs onderzoek, maar dit is niet verplicht. De onderbouwing kan ook tot stand komen op basis van eventuele declaraties uit het verleden.

Sommige kostensoorten kunnen sinds 2015 definitief geen onderdeel meer uitmaken van de schriftelijke onderbouwing, zoals werkkleding en de vaste telefoonaansluiting in de woning.

2. Wijs vaste kostenvergoeding aan als eindheffingsloon

De Belastingdienst eist ook voor vaste kostenvergoedingen - voor zover deze bestaan uit gericht vrijgestelde kostensoorten - dat de werkgever deze expliciet aanwijst als eindheffingsloon. Dit aanwijzen kan bijvoorbeeld gebeuren in een arbeidsovereenkomst of arbeidsvoorwaardenreglement.

3. Houd op tijd een steekproef

In bepaalde situaties moet er ter onderbouwing van de vaste kostenvergoeding een steekproefsgewijs onderzoek worden uitgevoerd. Werknemers moeten dan gedurende een aantal maanden hun werkelijke kosten bijhouden, betalingsbewijzen bewaren en kosten zakelijk kunnen onderbouwen.

Sinds invoering van de werkkostenregeling geldt dat een steekproefsgewijs onderzoek altijd moet plaatsvinden bij nieuwe vaste kostenvergoedingen. Een werkgever moet kritisch bekijken, en eventueel afstemmen met de Belastingdienst, of een steekproefsgewijs toch moet worden uitgevoerd. Dit kan het geval zijn als de onderbouwing van een vaste kostenvergoeding is gewijzigd bij overstap op de werkkostenregeling, bijvoorbeeld als het onderdeel ‘vaste telefoon in de woning’ wordt vervangen door ‘mobiele telefoon’.

4. Voer de steekproef zorgvuldig uit

Voor een succesvolle steekproef moet de werkgever de deelnemende werknemers vooraf inlichten over de onderbouwing van hun vaste kostenvergoedingen. Ze weten dan welke kostensoorten ze moeten maken en voor welk minimaal bedrag. En tijdens de steekproef zelf moet de werkgever blijven controleren en waar nodig bijsturen.

5. Let op declaraties en creditcards

Met een vaste kostenvergoeding kunnen alleen kosten worden vergoed die de werknemer niet declareert of op een andere manier voor rekening van de werkgever komen, zoals bijvoorbeeld via een creditcard van de zaak. Toch gaat het daar vaak mis.